Chargenrecords in regulierter Fertigung

Electronic Batch Record: Elektronische Chargenprotokolle verstehen

Ein Electronic Batch Record dokumentiert, was bei einer konkreten Charge tatsächlich ausgeführt, gemessen, korrigiert und freigegeben wurde – und trennt diese Ausführung sauber von der genehmigten Master-Vorgabe.

SystemwissenNESS Online GmbHVeröffentlicht: Zuletzt aktualisiert:

Kurzdefinition: Ein Electronic Batch Record (EBR) ist die elektronische, chargenbezogene Aufzeichnung dessen, was bei der Herstellung oder Verarbeitung einer konkreten Charge tatsächlich ausgeführt, gemessen, bestätigt, korrigiert und freigegeben wurde. Er ist von der genehmigten Master-Vorgabe zu unterscheiden, die beschreibt, was ausgeführt werden soll.

Ein Chargenprotokoll beantwortet keine abstrakte Frage. Es soll zeigen, was mit dieser konkreten Charge geschehen ist. Welche Vorgabe galt? Welche Materialien wurden eingesetzt? Welche wesentlichen Arbeitsschritte wurden wann durchgeführt? Welche Geräte kamen zum Einsatz? Welche In-Process-Kontrollen und Ergebnisse lagen vor? Gab es Abweichungen oder Korrekturen? Wer hat geprüft, bestätigt und freigegeben?

Ein Electronic Batch Record überführt diese Aufgabe in einen elektronisch geführten Record. Entscheidend ist dabei nicht, ob am Ende ein PDF erzeugt werden kann. Entscheidend ist, ob die tatsächliche Ausführung einer Charge so erfasst wird, dass der Record die ausgeführte Arbeit vollständig und nachvollziehbar wiedergeben kann.

Ein Electronic Batch Record dokumentiert die tatsächlich ausgeführte Charge

Der Begriff Electronic Batch Record wird häufig verkürzt mit „digitalem Chargenprotokoll“ übersetzt. Das trifft den Kern, solange „digital“ nicht mit „eingescannt“ oder „elektronisch abgelegt“ verwechselt wird.

Ein EBR ist keine leere Vorlage und kein elektronisches Formular für sich. Er ist die elektronische Aufzeichnung der tatsächlich ausgeführten Charge. Seine Inhalte entstehen deshalb aus realen Vorgängen: einem ausgeführten Arbeitsschritt, einer Materialentnahme, einem übernommenen Messwert, einem Prüfergebnis, einer Bestätigung, einer Abweichung oder einer Freigabe.

EU-GMP Kapitel 4 ordnet Records als Teil der Dokumentation ein, die unter anderem die Historie jeder hergestellten Charge einschließlich ihrer Distribution nachvollziehbar machen soll. Zugleich verlangt das Kapitel, dass regulierte Anwender festlegen, welche Daten als Rohdaten gelten.[1] Damit beginnt die Record-Frage nicht erst bei der Archivierung. Sie beginnt bereits bei der Festlegung, welche Informationen den tatsächlichen Vorgang tragen.

Für die Chargendokumentation ist deshalb eine Unterscheidung grundlegend: Die genehmigte Vorgabe beschreibt den vorgesehenen Prozess. Der Batch Record beschreibt die tatsächlich ausgeführte Charge.

Master-Vorgabe und ausgeführter Batch Record sind zwei verschiedene Ebenen

Im EU-GMP-Regelwerk stehen diese Ebenen unmittelbar nebeneinander. Kapitel 4 beschreibt zunächst die Manufacturing Formula, die Processing Instructions und die Packaging Instructions. Erst anschließend folgen der Batch Processing Record und der Batch Packaging Record.

Die Vorgabe und der Record erfüllen damit unterschiedliche Aufgaben:

Master-/Herstellvorgabe: Was soll bei einem bestimmten Produkt beziehungsweise Prozess in der freigegebenen Fassung geschehen?

Ausgeführter Batch Record: Was ist bei einer konkreten Charge tatsächlich geschehen?

Auch das US-CGMP trennt beide Ebenen. 21 CFR 211.186 regelt die Master Production and Control Records. 21 CFR 211.188 verlangt für jede Charge einen Batch Production and Control Record mit vollständigen Informationen zur tatsächlichen Herstellung und Kontrolle.[2][3]

Die Zweiteilung ist für ein EBR-System zentral. Wird eine neue Charge gestartet, darf nicht eine beliebige Kopie einer alten Aufzeichnung zum Ausgangspunkt werden. Die Ausführung muss auf der freigegebenen, zutreffenden Master-Vorgabe beruhen. Der daraus entstehende Record dokumentiert anschließend die tatsächliche Ausführung dieser konkreten Charge.

Damit lässt sich auch ein verbreitetes Missverständnis vermeiden: Ein Electronic Master Batch Record und ein Electronic Batch Record sind nicht dasselbe. Der Master beschreibt den freigegebenen Sollzustand. Der ausgeführte Record beschreibt die Realität der Charge. „Master-Vorgabe“ ist dabei ein redaktioneller Oberbegriff: Das EU-GMP verwendet in Kapitel 4 nicht den US-Begriff „Master Batch Record“, sondern insbesondere Manufacturing Formula und Processing Instructions sowie für die Verpackung Packaging Instructions. Funktional bilden diese genehmigten Vorgaben die Soll-Ebene, auf deren Grundlage der Batch Processing bzw. Batch Packaging Record entsteht.[1]

Vorgabe, Ausführungsrecord und ReviewEigene schematische Darstellung: Die Master-Vorgabe bleibt die versionierte Referenz. Tatsächliche Ausführung, Abweichungen und Korrekturen gehören zum Record der konkreten Charge. Das Review bezieht sich auf einen bestimmten Record-Stand; die Verbindungen bedeuten keine automatische Freigabe.Freigegebene Master-VorgabeGültige Version bleibt referenziertAusgeführte ChargeSchritte und MesswerteAbweichungen / KorrekturenMit Verlauf und ZuordnungAusführungsrecordFür die konkrete ChargeReview des bestimmten Record-StandsPrüfung und Entscheidung dokumentierenFreigegebene Master-VorgabeGültige Version bleibt referenziertAusgeführte ChargeSchritte und MesswerteAbweichungen / KorrekturenMit Verlauf und ZuordnungAusführungsrecordFür die konkrete ChargeReview dieses Record-StandsPrüfung und Entscheidungdokumentieren
Eigene schematische Darstellung: Die Master-Vorgabe bleibt die versionierte Referenz. Tatsächliche Ausführung, Abweichungen und Korrekturen gehören zum Record der konkreten Charge. Das Review bezieht sich auf einen bestimmten Record-Stand; die Verbindungen bedeuten keine automatische Freigabe.

Der Record entsteht während der Chargenausführung

Ein belastbarer EBR entsteht nicht dadurch, dass nach Abschluss der Produktion Informationen aus mehreren Systemen zusammenkopiert werden. Seine stärkste Form entsteht während der Ausführung.

Wird ein Material einem Arbeitsschritt zugeordnet, kann dieser Bezug unmittelbar Teil des Chargenkontexts werden. Wird ein Prozessparameter aus einem angebundenen Gerät übernommen, kann der Wert mit Charge, Schritt und Zeitpunkt verbunden werden. Bestätigt eine Person einen Arbeitsschritt oder prüft eine zweite Rolle einen wesentlichen Vorgang, gehört auch diese Zuordnung in den Record.

Dabei muss nicht jede Information manuell erfasst werden. Gerade der elektronische Record erlaubt, bereits bekannten Kontext zu übernehmen und technische Daten dort einzubinden, wo sie entstehen. Entscheidend ist jedoch, dass die Information dem richtigen Chargenvorgang zugeordnet bleibt.

Ein vollständiger EBR kann die Grundlage für automatisierte Compliance-Nachweise liefern. Dabei wird aus den aufgezeichneten Tätigkeiten eine konkrete prüfbare Aussage abgeleitet; der EBR bewahrt darüber hinaus den vollständigen chargenbezogenen Record.

Ein EBR verbindet die Ausführung mit ihren Datenquellen

Ein Chargenrecord entsteht selten in nur einem technischen System. Material- und Bestandsinformationen können aus einem ERP oder Warenwirtschaftssystem stammen, Labor- und Prüfergebnisse aus einem LIMS oder QMS, Prozessparameter aus Maschinen, Waagen oder Sensoren. Ein MES kann die operative Produktionsausführung steuern; spezialisierte Geräte können ihre Werte direkt bereitstellen. Für die Chargenrückverfolgung über mehrere Verarbeitungsstufen müssen außerdem die tatsächlich eingesetzten Eingangs- und entstandenen Ausgangschargen zwischen den einzelnen Records verbunden bleiben.

Für den EBR ist dabei nicht die Zahl der Schnittstellen entscheidend. Entscheidend ist, ob übernommene Informationen eindeutig der richtigen Charge, dem richtigen Ausführungsschritt und dem richtigen Zeitpunkt zugeordnet werden. Automatische Datenübernahme kann manuelle Übertragungsfehler reduzieren, macht eine falsche Objektzuordnung aber nicht richtig.

Deshalb sollte ein EBR-System nicht nur Daten importieren können. Es muss auch erkennen lassen, woher eine Information stammt, wie sie in den Chargenkontext gelangt ist und welche Rolle sie für den ausgeführten Record besitzt. Welche Daten als Rohdaten gelten, ist dabei vom regulierten Anwender festzulegen.[1]

Beispiel: Charge PB-2041

Ein fiktives Chargenbeispiel zeigt den Unterschied zwischen Vorgabe und ausgeführtem Record. Die Charge PB-2041 wird aus der freigegebenen Master-Vorgabe MV-17, Version 4 gestartet. Im dritten Arbeitsschritt wird Material aus Charge RM-506 eingewogen; die tatsächlich eingesetzte Menge wird im Chargenrecord erfasst. Das angebundene Gerät MX-3 liefert den vorgesehenen Prozessparameter direkt in den zugehörigen Ausführungsschritt.

Bei Schritt 7 liegt ein In-Process-Ergebnis außerhalb des für dieses Beispiel hinterlegten Zielbereichs. Der Vorgang wird deshalb nicht einfach als „erledigt“ fortgeschrieben. Im Record entsteht die Abweichung DV-2041-01, verknüpft mit PB-2041 und genau diesem Prozessschritt. Die Bewertung und Genehmigung der Abweichung werden mit der zuständigen Rolle dokumentiert; erst danach wird der weitere Chargenweg fortgesetzt.

Am Ende enthält der Record damit nicht nur die Information, dass PB-2041 abgeschlossen wurde. Er hält die verwendete Master-Version, eingesetzte Materialcharge und Ist-Menge, relevante Gerätedaten und Prozessparameter, das In-Process-Ergebnis, die Abweichung mit ihrer Genehmigung sowie Review und Freigabe im Zusammenhang der ausgeführten Charge. Genau dieser Zusammenhang unterscheidet einen EBR von einer nachträglich zusammengestellten Sammlung einzelner Dokumente.

Regelwerke bestimmen, welche Informationen im Chargenrecord verfügbar sein müssen

EU-GMP Kapitel 4.20 liefert dafür eine bemerkenswert konkrete Inhaltsstruktur.[1] Für jede verarbeitete Charge soll ein Batch Processing Record geführt werden, der auf der aktuell genehmigten Herstellvorgabe und den Processing Instructions beruht.

Der Record soll unter anderem verfügbar halten:

  • die Bezeichnung des Produkts und die Chargennummer;
  • Datum und Zeiten von Beginn, wesentlichen Zwischenstufen und Ende;
  • die Identifikation der Personen, die wesentliche Prozessschritte durchführen, sowie gegebenenfalls der Personen, die diese Tätigkeiten prüfen;
  • die tatsächlich eingesetzten Materialmengen einschließlich der zugehörigen Chargenkennungen;
  • wesentliche Verarbeitungsvorgänge und Hauptgeräte;
  • In-Process-Kontrollen und die dabei erhaltenen Ergebnisse;
  • die erhaltenen Ausbeuten;
  • Abweichungen von den genehmigten Vorgaben einschließlich ihrer dokumentierten Genehmigung;
  • die Freigabe beziehungsweise Bestätigung durch die verantwortliche Person.

Die erfassten Materialmengen und Ausbeuten sind auch Grundlage für einen Mengenabgleich. Eine dokumentierte Verbindung zwischen Eingangs- und Ausgangschargen erklärt jedoch noch keine Mengendifferenz.

Für Verpackungsvorgänge enthält Kapitel 4.21 eine entsprechende chargenbezogene Record-Anforderung.

21 CFR 211.188 verfolgt denselben Grundgedanken im US-CGMP, aber mit eigener regulatorischer Struktur.[3] Der Batch Production and Control Record muss für jede Charge vollständige Informationen zur tatsächlichen Herstellung und Kontrolle enthalten. Dazu gehören unter anderem die zutreffende Master-Vorgabe, Daten zu wesentlichen Schritten, eingesetzte Hauptgeräte, Materialien und Komponenten, In-Process- und Laborergebnisse sowie die Identifikation der Personen, die wesentliche Schritte ausführen oder prüfen.

Die beiden Regelwerke sind nicht identisch. Sie zeigen aber dieselbe Grenze gegenüber einer bloßen digitalen Checkliste: Ein Electronic Batch Record muss die tatsächlich ausgeführte Charge als zusammenhängenden Record tragen können.

Abweichungen und Korrekturen gehören zum Record – sie dürfen seine Geschichte nicht verdecken

Eine reale Charge verläuft nicht immer exakt nach Plan. Ein Messwert kann außerhalb eines vorgesehenen Bereichs liegen. Ein Arbeitsschritt kann wiederholt werden. Eine Eingabe kann berichtigt werden müssen. Eine Abweichung kann bewertet und genehmigt werden.

Solche Vorgänge sind keine Störung neben dem Record. Sie gehören zum Record, wenn sie für die Charge relevant sind.

Für ein EBR bedeutet das: Eine Abweichung sollte mit dem betroffenen Schritt und der betroffenen Charge verbunden bleiben. Eine Korrektur sollte den früheren Zustand nicht so ersetzen, als hätte er nie existiert. Der Record muss erkennen lassen können, was ursprünglich dokumentiert wurde, was später geändert oder ergänzt wurde und wie diese Änderung einzuordnen ist.

Ein Korrekturereignis ergänzt die Historie um die kontrollierte Berichtigung und ihren Bezug zum ursprünglichen Eintrag. Der frühere Zustand bleibt dadurch nachvollziehbar.

Der Audit Trail macht anschließend nachvollziehbar, welche Änderungen vorgenommen wurden und wie sie zu rekonstruieren sind.

Für den EBR reicht die Konsequenz: Ein vollständiger Chargenrecord enthält nicht nur den Endzustand, sondern die relevante Geschichte seiner Ausführung.

Review by Exception muss von Audit-Trail-Review unterschieden werden

Der Ausdruck Review by Exception wird in unterschiedlichen Zusammenhängen verwendet. Für einen regulatorisch sauberen EBR-Beitrag ist deshalb wichtig, die Bedeutungen nicht zu vermischen.

PIC/S PI 041-1 verwendet den Begriff im Zusammenhang mit der Audit-Trail-Prüfung.[6] Systeme können Ausnahmen beziehungsweise auffällige oder nicht autorisierte Aktivitäten kennzeichnen, sodass der Reviewer seinen Blick gezielt auf diese Vorgänge richtet. Das ist eine Aussage über die Durchsicht von Audit Trails – nicht automatisch eine Definition der gesamten EBR-Chargenprüfung.

EU-GMP Kapitel 4 enthält daneben eine für den Chargenrecord wichtige Note:[1] Wenn ein validierter Prozess kontinuierlich überwacht und kontrolliert wird, können automatisch erzeugte Reports auf Compliance-Zusammenfassungen sowie Exception-/OOS-Daten beschränkt werden.

Das ist ein anderer Bezugspunkt. Hier geht es nicht darum, jede Information aus dem Batch Record zu entfernen. Vielmehr kann ein kontrollierter und validierter Prozess die Review-Darstellung so strukturieren, dass regelkonforme Vorgänge zusammengefasst und relevante Ausnahmen sichtbar hervorgehoben werden.

Für ein EBR ist das eine wichtige Gestaltungsfrage: Der vollständige Record und die effiziente Review-Ansicht sind nicht dasselbe. Der Record muss vollständig bleiben; die Review-Oberfläche kann den Blick auf das lenken, was tatsächlich Aufmerksamkeit benötigt.

PIC/S Abschnitt 9.8 richtet den Umfang der Prüfung elektronischer Daten an ihrer Kritikalität aus. Für Zusammenfassungen, die zur Berichterstattung dienen, muss die Prüfung gegen die Rohdaten belegt sein. Für den EBR muss eine verdichtete Review-Ansicht deshalb mit den relevanten Quelldaten und Änderungen verbunden bleiben; sie darf keine für die Chargenentscheidung benötigten Informationen verdecken.[6]

Elektronische Signaturen und Audit Trail machen aus Digitalisierung noch kein EBR

Ein elektronischer Chargenrecord benötigt Kontrollen für elektronische Aufzeichnungen. Daraus folgt aber nicht, dass jedes System mit Audit Trail und elektronischer Signatur automatisch ein EBR ist.

21 CFR 11.10(e) fordert für geschlossene elektronische Systeme sichere, computer-generierte und zeitgestempelte Audit Trails für Vorgänge, die elektronische Records erzeugen, ändern oder löschen. Frühere Informationen dürfen durch Änderungen nicht verdeckt werden.

21 CFR 11.50 verlangt bei signierten elektronischen Records, dass die Signatur unter anderem den Namen der unterzeichnenden Person, Datum und Zeit sowie die Bedeutung der Signatur erkennen lässt – etwa Review, Approval oder Verantwortungsübernahme.

Auch EU-GMP Annex 11 behandelt Audit Trails und elektronische Signaturen.[4][5] Beide Kontrollen sind für einen belastbaren elektronischen Record wichtig. Sie lösen jedoch eine andere Aufgabe als der Batch Record selbst.

Ein System kann eine hervorragende elektronische Signatur besitzen und trotzdem keinen vollständigen Chargenrecord führen. Umgekehrt reicht ein vollständiger Datensatz nicht aus, wenn relevante Änderungen nicht nachvollziehbar bleiben oder eine elektronische Freigabe nicht eindeutig zugeordnet ist.

Record-Vollständigkeit, Audit Trail und Signaturbedeutung müssen zusammenpassen.

Ein EBR-System muss mehr können als Chargendaten speichern

Bei der Auswahl von Chargenprotokoll-Software für die Pharma-Produktion hilft eine einfache Prüffrage: Kann die Software je Charge einen vollständigen, kontrollierten Ausführungsrecord erzeugen und erhalten? Eine Datenbank mit Chargennummern oder ein elektronisches Formular erfüllt diese Aufgabe noch nicht automatisch.

Ein belastbares EBR-System sollte mindestens zeigen können, dass:

  1. freigegebene und versionierte Master-Vorgaben die konkrete Chargenausführung steuern;
  2. wesentliche Schritte, Zeiten und verantwortliche Personen oder Rollen im ausgeführten Record erhalten bleiben;
  3. Materialien, Geräte, Prozessparameter und Prüfergebnisse eindeutig der Charge und den betreffenden Schritten zugeordnet sind;
  4. Abweichungen und Korrekturen im Chargenkontext sichtbar bleiben, ohne die Vorgeschichte zu verdecken;
  5. Review und Freigabe mit eindeutiger Person oder Rolle und der Bedeutung der Bestätigung dokumentiert werden;
  6. Audit Trail und elektronische Signaturen die elektronische Aufzeichnung unterstützen, ohne deren fachlichen Inhalt zu ersetzen;
  7. der vollständige Chargenrecord exportierbar und prüfbar bleibt, einschließlich der für die Historie erforderlichen Informationen.

Diese Punkte sind keine zusätzliche regulatorische Checkliste neben EU-GMP oder US-CGMP. Sie übersetzen die Record-Anforderungen in Fragen, die sich bei einer Softwaredemo oder Systembewertung konkret prüfen lassen.

PIC/S Abschnitt 9.9 lässt True Copies dynamischer elektronischer Records zu, wenn ihr vollständiger Inhalt und ihre Bedeutung erhalten bleiben, einschließlich aller Daten und relevanten Metadaten. Die Aufbewahrung muss auch Audit Trails einschließen sowie Lesbarkeit und Zugriff erhalten.[6] Eine übersichtliche PDF-Zusammenfassung ist damit nicht automatisch eine True Copy des vollständigen Chargenrecords. Bei PB-2041 muss sich weiterhin rekonstruieren lassen, wie Messwert, Abweichung DV-2041-01 und anschließende Genehmigung zusammenhängen.

Welches Format nötig ist, hängt davon ab, was prüfbar bleiben muss. PIC/S 7.7.2–7.7.3 lässt eine statische Aufbewahrung zu, wenn der Erhalt der Integrität der Originaldaten begründet ist und die korrekte Wiedergabe dokumentiert verifiziert wird. Eine dynamische Form muss erhalten bleiben, wenn sie für die Integrität oder spätere Verifikation entscheidend ist; ob und wie lange sie benötigt wird, ist risikobasiert zu begründen.[6] Daraus folgt keine allgemeine Pflicht, jeden EBR-Export dynamisch auszugeben. Ein statischer Review-Export kann geeignet sein, sofern der vollständige Record und erforderliche dynamische Quelldaten weiterhin kontrolliert zugänglich bleiben. Zweck und Umfang des Exports müssen erkennbar sein.

EBR, MES und Workflow-Software beschreiben unterschiedliche Ebenen

Die Begriffe Electronic Batch Record, Manufacturing Execution System und Workflow-Software werden in Beschaffungsprojekten häufig nebeneinander verwendet. Sie beschreiben unterschiedliche Fähigkeiten und Ebenen eines Systems und schließen sich nicht gegenseitig aus.

Ein Electronic Batch Record bezeichnet die chargenbezogene Record-Funktion: die Fähigkeit, die tatsächliche Ausführung einer Charge elektronisch vollständig abzubilden und als kontrollierten Record zu erhalten.

Ein Manufacturing Execution System (MES) ist typischerweise ein breiterer Rahmen für die operative Produktionsausführung. Ein MES kann EBR-Funktionalität und Workflow-Steuerung umfassen, ist aber nicht auf den Batch Record beschränkt.

Workflow-Software strukturiert Aufgaben, Übergaben, Entscheidungen und Prozessschritte. Ein System kann deshalb Workflow-Software sein und zugleich EBR-Funktionalität bereitstellen. Entscheidend ist, welche fachlichen Fähigkeiten tatsächlich umgesetzt sind.

Für die Auswahl einer Lösung ist die präzisere Frage daher nicht, welchem Etikett ein System zugeordnet wird. Entscheidend ist unter anderem: Kann es je Charge den vollständigen ausgeführten Record einschließlich relevanter Abweichungen, Review und Freigabe bilden und erhalten?

Von Papier zu EBR heißt nicht, Papierformulare nachzubauen

Der schwächste Weg zur Digitalisierung besteht häufig darin, die vorhandene Papierlogik möglichst exakt auf einen Bildschirm zu übertragen.

Ein Papierformular kann Felder enthalten, die nur deshalb existieren, weil Informationen aus anderen Quellen manuell übertragen werden mussten. Es kann Unterschriften an Stellen verlangen, an denen das elektronische System bereits eindeutige Rollen und Zustände kennt. Und es kann dieselben Informationen mehrfach erfassen, weil der Zusammenhang zwischen einzelnen Dokumenten sonst nicht sichtbar wäre.

Ein EBR-Projekt sollte deshalb nicht mit der Frage beginnen, wie das bestehende Formular pixelgenau digitalisiert werden kann. Wichtiger ist:

  • Welche freigegebene Master-Vorgabe steuert die Ausführung?
  • Welche Daten sind Rohdaten und wo entstehen sie?
  • Welche Informationen können aus Systemen oder Geräten übernommen werden?
  • Welche Eingaben erfordern menschliche Feststellung oder Bewertung?
  • Welche Abweichungen müssen während der Ausführung sichtbar werden?
  • Welche Rollen dürfen ausführen, prüfen und freigeben?
  • Welche Informationen muss der vollständige Chargenrecord am Ende tragen?

Erst aus diesen Antworten entsteht eine digitale Record-Logik. Ein elektronisches Formular kann Teil davon sein. Es ist aber nicht die Definition des EBR.

Bevor ein vollständiges EBR-Projekt festgelegt wird, kann ein Betrieb zunächst eine einzelne Übergabe als Digitalisierungsfall auswählen. Dafür sind das betriebliche Problem und die verfügbaren Informationen zu beschreiben. Eine so begrenzte Verbesserung setzt noch keinen vollständigen EBR um.

Grenzen eines Electronic Batch Record

Ein vollständiger elektronischer Record macht den zugrunde liegenden Prozess nicht automatisch richtig.

Ist die falsche Master-Vorgabe freigegeben, dokumentiert ein EBR die falsche Vorgabe sehr zuverlässig. Ist ein Gerät falsch zugeordnet, kann ein automatisch übernommener Messwert der falschen Charge zugeschrieben werden. Bleibt eine Abweichung ungeklärt, wird sie nicht dadurch akzeptabel, dass sie elektronisch gespeichert ist. Und wenn Rollen oder Berechtigungen falsch konfiguriert wurden, schafft ein sauberer Audit Trail keine fachlich richtige Verantwortlichkeit.

Auch die Definition der Rohdaten bleibt entscheidend. Wenn ein Unternehmen nicht festlegt, welche Daten für einen Vorgang die maßgebliche Originalinformation darstellen, kann eine spätere elektronische Zusammenfassung vollständig wirken und trotzdem wesentliche Primärinformationen ausblenden.

Ein EBR ist deshalb kein Ersatz für Prozessdesign, Datenintegrität oder Governance. Er ist die elektronische Form, in der die tatsächlich ausgeführte Charge als kontrollierter Record zusammengeführt und erhalten werden kann.

Häufige Fragen zum Electronic Batch Record

Ist ein Electronic Batch Record dasselbe wie ein Master Batch Record?

Nein. Die Master-Vorgabe beschreibt den genehmigten Sollprozess; der Electronic Batch Record dokumentiert die tatsächlich ausgeführte Charge. Im US-CGMP wird diese Trennung in 21 CFR 211.186 und 211.188 ausdrücklich sichtbar. Im EU-GMP erfüllen Manufacturing Formula und Processing Instructions die Vorgabenebene; der ausgeführte Batch Processing Record folgt in Kapitel 4.20.[1][2][3]

Muss ein Electronic Batch Record 21 CFR Part 11 erfüllen?

Wird ein EBR im Anwendungsbereich von FDA-Vorschriften als elektronischer Record geführt und anstelle der dort verlangten Papieraufzeichnung verwendet, sind die einschlägigen Part-11-Anforderungen zu berücksichtigen. Part 11 definiert jedoch nicht, welche fachlichen Inhalte ein Batch Record enthalten muss. Dafür sind unter anderem die CGMP-Anforderungen an Master- und Batch Records maßgeblich. Für den EBR besonders relevant sind der Audit Trail nach 11.10(e) und die Signaturmanifestation nach 11.50.[2][3][4]

Ist ein EBR dasselbe wie ein MES?

Nein. Ein EBR bezeichnet den chargenbezogenen Record beziehungsweise die entsprechende Systemfähigkeit. Ein MES bildet typischerweise einen breiteren Rahmen für Produktionsausführung und kann EBR-Funktionen enthalten.

Was muss ein Electronic Batch Record enthalten?

Der genaue Inhalt richtet sich nach dem anwendbaren Regelwerk und Prozess. EU-GMP Kapitel 4.20 nennt für den Batch Processing Record unter anderem Produkt und Charge, relevante Zeiten, ausführende und prüfende Personen, eingesetzte Materialien, wesentliche Vorgänge und Geräte, In-Process-Kontrollen und Ergebnisse, Ausbeuten, Abweichungen sowie die verantwortliche Freigabe. 21 CFR 211.188 enthält eine eigene US-CGMP-Struktur für den Batch Production and Control Record.[1][3]

Der Ansatz von 420+

420+ ist Workflow-Software für regulierte Produkt- und Chargenprozesse und zugleich ein Electronic Batch Record System.

Beide Fähigkeiten greifen ineinander: Die Workflow-Ebene führt Aufgaben, Übergaben, Entscheidungen und Freigaben durch den realen Prozess. Aus dieser kontrollierten Ausführung entsteht je Charge der vollständige Record. Für Produkte und Prozesse können freigegebene und versionierte Master-Vorgaben hinterlegt werden, aus denen die konkrete Chargenausführung entsteht. Je Charge führt 420+ einen vollständigen Ausführungsrecord mit Arbeitsschritten, Zeitpunkten, Personen beziehungsweise Rollen, Materialien, Geräten, Prozessparametern und Prüfergebnissen.

Abweichungen werden innerhalb des Chargenrecords erfasst und mit dem betroffenen Prozessschritt beziehungsweise der Charge verknüpft. Review und abschließende Freigabe sind als kontrollierte Schritte mit eindeutiger Person beziehungsweise Rolle und definierter Signaturbedeutung abbildbar.

Der vollständige Chargenrecord kann einschließlich Historie und Audit Trail als Aufzeichnung exportiert werden.

Workflow-Steuerung und EBR sind damit keine konkurrierenden Einordnungen, sondern zwei miteinander verbundene Fähigkeiten innerhalb der übergeordneten 420+-Architektur für regulierte Produkt- und Chargenprozesse. Sie beschreiben konkrete Funktionen der Plattform, nicht ihre gesamte Positionierung.


Primärquellen und weiterführende Literatur

  1. European Commission, EudraLex Volume 4, Part I, Chapter 4: Documentation, Revision 1. Insbesondere Einleitung/Records-Definition sowie Abschnitte 4.8, 4.17–4.21 und die Note zu 4.20. Originaldokument
  2. U.S. Food and Drug Administration / eCFR, 21 CFR 211.186, Master Production and Control Records. Originalquelle
  3. U.S. Food and Drug Administration / eCFR, 21 CFR 211.188, Batch Production and Control Records. Originalquelle
  4. 21 CFR Part 11, insbesondere 11.10(e) und 11.50. 11.10(e) 11.50
  5. European Commission, EudraLex Volume 4, Annex 11: Computerised Systems, insbesondere Abschnitte 9 und 14. Originaldokument
  6. PIC/S, PI 041-1 Good Practices for Data Management and Integrity in Regulated GMP/GDP Environments, 1. Juli 2021, insbesondere Abschnitte 7.7.2–7.7.3 (S. 18), 9.6 sowie 9.8–9.9 (S. 49–52). Originaldokument