SOP:
Von der Standard Operating Procedure zur nachweisbar ausgeführten Aufgabe

SOP bedeutet Standard Operating Procedure

SOP ist die Abkürzung für Standard Operating Procedure, auf Deutsch häufig Standardarbeitsanweisung oder standardisierte Verfahrensanweisung. Sie legt fest, wie eine wiederkehrende Tätigkeit innerhalb eines bestimmten Geltungsbereichs ausgeführt werden soll.

Eine SOP bestimmt Zuständigkeiten, Arbeitsschritte, Kontrollen, Aufzeichnungen und den Umgang mit Abweichungen.

Im GMP-Umfeld gehört sie zur gelenkten Dokumentation. EU-GMP Kapitel 4 unterscheidet ausdrücklich zwischen Verfahrensbeschreibungen, die Tätigkeiten vorgeben, und Aufzeichnungen, die das tatsächlich Geschehene dokumentieren. ^[1]

Die SOP ist die Vorgabe. Die ausgeführte Aufgabe ist der Vorgang. Die daraus entstandene Aufzeichnung ist der Nachweis.

Eine freigegebene SOP beweist somit noch nicht, dass eine bestimmte Person die vorgesehene Prüfung bei einer konkreten Charge durchgeführt hat. Dafür braucht es die zugehörige Ausführungsdokumentation.

SOP, Verfahrensanweisung und Arbeitsanweisung erfüllen unterschiedliche Aufgaben

Die Begriffe überschneiden sich im betrieblichen Sprachgebrauch. Eine allgemeingültige Dokumentenhierarchie gibt es nicht. Für ein Qualitätsmanagementsystem bietet sich folgende Unterscheidung an:

Die SOP legt den Ablauf fest; eine digitale Arbeitsanweisung stellt die Handlungsvorgaben am Arbeitsplatz bereit.

Workflow-Modelle können ergänzend beschreiben, wann Aufgaben starten, auf eine Entscheidung warten oder einen Folgeprozess auslösen.

Die Bezeichnungen können im Unternehmen anders gewählt werden. Maßgeblich sind eindeutige Vorgaben und ihre kontrollierte Anwendung.

Eine SOP braucht klare Schritte, Verantwortlichkeiten und Nachweise

Wer eine SOP erstellt, bestimmt zunächst die geregelte Tätigkeit und die Informationen, die für ihre Ausführung gebraucht werden.

Die folgende SOP-Vorlage ist ein bewährtes Muster, keine gesetzliche Vorgabe.

Eine gute SOP verwendet eindeutige Handlungsverben. „Prüfen Sie die Kennzeichnung gegen die Wareneingangsunterlagen“ beschreibt eine ausführbare Tätigkeit. „Kennzeichnung beachten“ lässt offen, was geprüft werden soll.

EU-GMP Kapitel 4 Nr. 4.4 verlangt für SOPs und Arbeitsanweisungen einen verbindlichen, handlungsorientierten Stil. Nach Nr. 4.3 müssen Dokumente mit Anweisungen durch befugte Personen genehmigt, unterschrieben und datiert werden. Identität und Wirksamkeitsdatum müssen eindeutig sein. ^[1]

Jeder Schritt sollte deshalb erkennen lassen, was zu tun ist, welches Ergebnis erwartet wird und welche Aufzeichnung entsteht.

SOP-Beispiel: Ausgangsstoff RM-427 vom Wareneingang bis zur Freigabe

Das folgende Beispiel ist fiktiv und vereinfacht. Es stellt keine vollständige Probenahmeanweisung dar.

Ein Arzneimittelhersteller erhält vier Gebinde der Ausgangsstoffcharge RM-427. Für die Bearbeitung gilt die freigegebene SOP-WE-12, Version 3.

Das Ausgangsmaterial bleibt bis zur Entscheidung der Qualitätskontrolle gesperrt. Wann Probenahme, Prüfung und Entscheidung tatsächlich stattfanden, macht eine Wertstromanalyse auswertbar.

EU-GMP Kapitel 5 Nr. 5.32 behandelt die Kennzeichnung von Ausgangsstoffen einschließlich des Materialstatus. Nach Nr. 5.34 dürfen nur durch die Qualitätskontrolle freigegebene Ausgangsstoffe innerhalb ihrer Wiederholungsprüffrist verwendet werden. ^[2]

Die Probenmenge wird erst bei der Ausführung gebucht

Die SOP-Vorlage sieht für die Probenahme einen Richtwert von 50 g vor.

Bei der tatsächlichen Entnahme wird die Menge erfasst und vom Bestand der Materialcharge RM-427 im Quarantänebereich abgebucht. Im fiktiven Beispiel werden 52 g entnommen und dokumentiert.

Damit bleiben Vorgabe und Ausführung unterscheidbar: Die Vorlage enthält den Richtwert von 50 g; die Aufgabe dokumentiert die tatsächlich entnommenen 52 g.

Diese Buchung ist eine Probenentnahme, keine Freigabe des Ausgangsstoffs zur Produktion. Der verbleibende Materialbestand behält seinen Quarantänestatus bis zur vorgesehenen Entscheidung.

Im GMP-Betrieb müssen Version, Gültigkeit und Schulung zusammenpassen

Eine SOP muss nicht nur fachlich stimmen. Am Arbeitsplatz muss auch die richtige Fassung gelten.

EU-GMP Kapitel 4 Nr. 4.3–4.5 regelt die Genehmigung, Eindeutigkeit, Aktualisierung und regelmäßige Überprüfung von Dokumenten. ^[1]

Vier Fragen stehen dabei im Mittelpunkt:

Welche Fassung ist freigegeben? Eine neue Version wird erst nach der vorgesehenen Genehmigung zur gültigen Arbeitsgrundlage.

Ab wann gilt sie? Der Wirksamkeitsbeginn muss feststehen.

Wer wurde eingewiesen? EU-GMP Kapitel 2 Nr. 2.10–2.11 verlangt eine aufgabenbezogene Schulung, ihre Dokumentation und die Bewertung ihrer Wirksamkeit. ^[3]

Was geschieht mit älteren Fassungen? Sie dürfen nicht unbeabsichtigt die aktuelle Arbeit steuern. Für historische Vorgänge muss der verwendete Dokumentenstand rekonstruierbar bleiben.

Auch das US-CGMP-Recht verlangt schriftliche und genehmigte Produktionsverfahren. Nach 21 CFR 211.100 müssen diese befolgt, die Tätigkeiten während ihrer Ausführung dokumentiert und Abweichungen aufgezeichnet und begründet werden. ^[4]

Die Genehmigungszuständigkeiten der Qualitätseinheit regelt ergänzend 21 CFR 211.22. ^[5]

Bei einer Inspektion lässt sich daher nicht allein nach der aktuell abgelegten SOP fragen. Ebenso wichtig ist, welche Fassung bei einer früher ausgeführten Tätigkeit galt.

Aus SOP-WE-12 wird eine digitale Aufgabenvorlage

Die Schritte der SOP-WE-12 werden in der SOP-/Aufgabenvorlagenbibliothek von 420+ als wiederverwendbare Vorlage angelegt. Die QA gibt Version 3 frei und schaltet sie aktiv; ab dann erzeugt jede neue Aufgabe diese Fassung. Die Vorlage ist nicht an eine einzelne Lieferung gebunden. Erst bei der Ausführung wird die konkrete Materialcharge zugeordnet – im Beispiel RM-427.

Die Vorlage enthält Titel, Kategorie, Beschreibung und geordnete Schritte. Die vollständige SOP kann als PDF hinterlegt und durch Bilder ergänzt werden. Diese Inhalte bleiben mit der jeweiligen Version verbunden.

Im Editor werden die Arbeitsschritte unter „Standard-Schritte / Checkliste“ aufgebaut. Der Bereich „Erfassung, Kontrollen und Bedarf“ enthält die Bausteine für die Dokumentation und den Materialbezug.

Für das Beispiel werden folgende Bausteine verwendet:

Der Editor unterstützt außerdem Eingabeeinheiten, Pflichtangaben, wiederholbare Kontrollen mit Mindesteinträgen, Tabellen und Hinweise. In der laufenden Aufgabe erscheint die wiederholbare Kontrolle als Messdatensatz. Eine Live-Vorschau zeigt die spätere Erfassungsmaske.

Die geplante Dauer der Vorlage wird aus den hinterlegten Schrittdauern berechnet.

So legt die SOP nicht nur fest, was getan werden soll, sondern auch, welche Angaben bei der Arbeit erfasst werden müssen.

Der SOP-Snapshot erhält die historische Fassung

Bei jeder ausgeführten Aufgabe speichert 420+ eine unveränderliche Kopie der verwendeten Schrittliste – den SOP-Snapshot.

Für die Probenahme von RM-427 ist das SOP-WE-12, Version 3.

Einige Zeit später ändert die QA den Probenahmeschritt und gibt Version 4 frei. Version 4 wird aktiv; Version 3 wird inaktiv.

Die bereits ausgeführte Aufgabe zu RM-427 bleibt davon unberührt. Ihr Snapshot zeigt weiterhin die Schritte der Version 3.

Damit lässt sich auch nach der Änderung nachvollziehen, welche Vorgaben bei der damaligen Ausführung galten.

Pflichtschritte bleiben bis zur Erledigung oder begründeten Zurückstellung offen

Eine Aufgabe lässt sich nicht beenden, solange ein Pflichtschritt offen ist oder eine wiederholbare Kontrolle ihre Mindestzahl an Einträgen nicht erreicht hat – im Beispiel vier Gebinde. Kann ein Schritt im Moment nicht ausgeführt werden, wird er mit Grund zurückgestellt. Der Grund wird Teil der Dokumentation.

Damit bleibt erkennbar, welche Schritte erledigt, welche noch offen und welche bewusst zurückgestellt wurden.

Der QR-Code an der Waage führt zur passenden Aufgabe

Der Zugang zur SOP beginnt am Arbeitsplatz.

An der Waage befindet sich ein Geräte-QR-Code. Die ausführende Person scannt ihn und öffnet damit die Aufgabenübersicht, die diesem Gerät zugeordnet ist.

Die Waage ist in der Bereichsakte als Gerät geführt – mit Kategorie, Seriennummer und einem Prüfstatus wie Kalibrierung fällig oder Prüfung bestanden.

In der Aufgabenübersicht findet die Person im fiktiven Beispiel die Aufgabe „Probenahme RM-427“.

Beim Öffnen erscheinen die vorgesehenen Schritte der SOP-WE-12 V3. Die Person muss die gültige Anleitung nicht aus einem Ordner heraussuchen.

Die Ausführung kann auf Tablet, Smartphone, Terminal oder Datenbrille erfolgen.

Mit einer Datenbrille und einem Headset lassen sich Hinweise während der Arbeit anzeigen und Eingaben freihändig vorbereiten. Beide Hände bleiben für die Tätigkeit am Produkt oder an der Anlage verfügbar.

Spracheingabe macht einen Vorschlag – die Person bestätigt

Bei der Gebindekontrolle spricht die Person:

„Gebinde 2 von 4, Siegel intakt.“

Die Spracheingabe überträgt diese Angabe als Vorschlag in das Erfassungsfeld. Die ausführende Person prüft den erkannten Inhalt und bestätigt ihn.

Dadurch entsteht ein dokumentierter Eintrag zur Kontrolle des zweiten Gebindes.

Eine Materialfreigabe erfolgt dadurch nicht. Auch Sperr- oder Vernichtungsentscheidungen werden nicht unmittelbar durch Spracheingaben ausgelöst.

Solche Entscheidungen folgen den vorgesehenen Befugnissen. Die rollenbasierte Prozesssteuerung trennt die Bedienung einer Aufgabe von der Berechtigung zu einer kritischen Handlung.

Die Freigabe von RM-427 bleibt deshalb bei der zuständigen Qualitätskontrolle.

Ein beschädigtes Siegel löst eine Folgeaufgabe aus

Bei Gebinde 3 stellt die Person fest: Siegel beschädigt.

Statt „in Ordnung“ zu bestätigen, erstellt sie aus dem Schritt eine Folgemaßnahme – im Beispiel „Charge / Teilcharge prüfen“ mit der Priorität Hoch und einer verantwortlichen Person aus der Qualitätskontrolle.

Die Folgeaufgabe übernimmt den Bezug zur Ausgangsaufgabe und damit zur Materialcharge RM-427; die Beobachtung zu Gebinde 3 steht im erfassten Eintrag.

Über die weitere Verwendung entscheidet die Qualitätskontrolle.

Aus der Probenahme entsteht der Ausführungsnachweis

Bei der Ausführung verbindet 420+ die dokumentierten Handlungen automatisch mit ihrem Prozesskontext.

Für RM-427 entsteht so eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Schritt, Person, Zeitpunkt, Wert, Material und SOP-Fassung.

Ein vereinfachter Ausschnitt aus dem fiktiven Nachweis könnte so aussehen:

Der Eintrag ist ein fiktives Darstellungsbeispiel, kein Datenauszug aus einem realen Betrieb.

Eine unabhängige Prüfung hat eigene Status

Ist in der Vorlage „Prüfung erfordert eine unabhängige zweite Person“ gesetzt, geht die Aufgabe nach der Ausführung in den Status Zur Prüfung.

Die prüfende Person schließt sie ab oder setzt den Status Nacharbeit erforderlich.

Im Standard greift dieser Prüfschritt, wenn die ausführende Person selbst keine Prüfrolle hat. Die Ablauflogik ist je Betrieb konfigurierbar.

Die unabhängige Prüfung einer Aufgabe ist von der fachlichen Entscheidung über die Freigabe des Ausgangsstoffs zu unterscheiden.

Korrekturen erhalten den ursprünglichen Eintrag

Ein erfasster Wert wird nicht überschrieben, sondern korrigiert: Der ursprüngliche Eintrag bleibt sichtbar, die Korrektur ist mit Person und Zeitpunkt nachvollziehbar.

Die Einträge einer Aufgabe lassen sich exportieren. Der Audit Trail hält diese Änderungsgeschichte fest.

Die automatisierten Compliance-Nachweise beruhen auf den Informationen, die während der Ausführung entstehen. Automatisch ist die Zuordnung – Beobachtung und Freigabe bleiben menschliche Handlungen.

EU-GMP Kapitel 4 Nr. 4.8 verlangt, dass Aufzeichnungen zum Zeitpunkt der jeweiligen Handlung erstellt oder vervollständigt werden. ^[1]

Bei Tätigkeiten innerhalb einer Chargenherstellung werden solche Ausführungsdaten Teil des dokumentierten Produktionsgeschehens. Ein Electronic Batch Record verbindet die tatsächlichen Arbeitsschritte und Ergebnisse mit der betreffenden Charge.

Bei RM-427 kann damit später geprüft werden: Wer hat die Probenahme durchgeführt, welche Menge wurde entnommen, was wurde an den Gebinden festgestellt, welche Folgeprüfung wurde veranlasst und welche SOP-Fassung galt?

Eine digitale SOP ersetzt keine fachliche Verantwortung

Die digitale Ausführung setzt voraus, dass die zugrunde liegende SOP fachlich richtig und eindeutig ist.

Unklare Prüfkriterien oder Verantwortlichkeiten werden durch einen Vorlageneditor nicht behoben. Sie müssen vor der Freigabe geklärt werden.

Ebenso bleiben Qualifikation, Schulung und regelmäßige Überprüfung der SOP Aufgaben des Betriebs.

Änderungen an Arbeitsschritten, Kontrollen oder Aufzeichnungen sind fachlich zu bewerten und kontrolliert freizugeben.

Für GMP-relevante computergestützte Systeme verlangt Annex 11 außerdem eine risikobasierte Validierung und geregelte Änderungen. Der Einsatz eines computergestützten Systems darf nicht zu einer Verschlechterung der Produktqualität, Prozesskontrolle oder Qualitätssicherung führen. ^[6]

Der Nutzen einer digital ausgeführten SOP liegt deshalb nicht allein im elektronischen Formular. Er liegt darin, dass die gültige Vorgabe und ihre tatsächliche Durchführung eindeutig miteinander verbunden bleiben.